Упрощение внутренних коммуникаций или как увеличить эффективность сотрудников с помощью социальных сетей

10 Ноября 2015, Вторник

Тимур Асланов, Главный редактор журнала «Пресс-служба»

Чтобы молодые специалисты были удовлетворены своей работой, в некоторых офисах появились бесплатные кофе и печеньки, фитнес-залы и бильярд, возможность поучиться или поспать на рабочем месте. Но этим уже никого не удивишь: новый кадр, выходящий на рынок труда, гордо озирается и выбирает между десятками компаний, которые предлагают по сути одно и то же. Приятно, но глаз положить не на что.

Сейчас важную роль в привлечении сотрудников играет упрощение коммуникаций. Печеньки - это хорошо, но они теряются на фоне бюрократических лестниц от рядового программиста до менеджера проекта.

Проще говоря, если молодому специалисту в одной компании скажут «Давай мы будем все вопросы решать сразу, минуя долгую электронную переписку, таск-менеджеры и отчеты», а в другой предложат «Играй в X-box сколько нравится, но каждые пять минут изволь фиксировать вот в этой программе и вот в этом отчете», то он, скорее всего, выберет первый вариант.

В 2015 году стало окончательно ясно, что упрощение внутренних коммуникаций лежит в сфере социальных сетей: согласно опросу Gartner, к 2016 году у 50% крупных мировых корпораций будут свои Facebook-подобные ресурсы. 30% из них заменят электронную почту и телефон. McKinsey Global Institute развивает тему: социальные сети способны повысить эффективность внутренних коммуникаций на 25%.

Но интранеты, как бы полезны они ни были, никогда не смогут соперничать по функционалу с социальными сетями вроде Вконтакте или Facebook. В них продумано все, и создателям внутренних сетей нужно просто изобретать колесо. Сегодня привычные социальные сети - Facebook, Viber, WhatsApp - на Западе активно используются для развития корпоративной культуры и упрощения внутренних коммуникаций. Есть минимум пять способов эффективно использовать их в работе компании.

Построение горизонтальных связей

В социальных сетях большинство людей выглядят проще и человечнее, чем в жизни. Нам легче написать малознакомому человеку личное сообщение, чем прямо подойти к нему с вопросом.

Представьте себя новичком в компании: вы приходите в офис, где все бегают, нервничают, что-то решают, а вы пока не при делах. После рабочего дня в расслабленной домашней обстановке заходите на страницу в Facebook и разглядываете свой коллектив: у HR-менеджера стоит котик на аватарке, а руководитель вашего проекта только что вернулся с Бали, где катался на доске для серфинга. Они уже не выглядят адскими трудоголиками, с которыми страшно работать.

Сегодня HR-менеджер сам часто добавляется в друзья к претенденту на рабочее место (такую практику, например, используют Яндекс.Деньги). А потом за ним подтягивается коллектив компании или отдела, в который приходит новый сотрудник. Конечно, заставлять «фрэндиться» никого не нужно, но объяснить важность этого процесса стоит.

Обучение сотрудников

YouTube - тоже социальная сеть. На корпоративные ютуб-каналы выкладывают рекламу, семинары, лекции, уроки, приветствия и поздравления начальников, просто смешные видео про жизнь сотрудников. В комментариях можно прикладывать полезные ссылки, спорить и делиться идеями.

По версии Ragan Communications, 72% западных команд собираются улучшить внутреннее взаимодействие с помощью видео. Согласно опросу интернет-журнала PR News, 51% западных HR-менеджеров говорят, что в 2015 году в их компаниях значительно вырос бюджет на создание обучающего видео-контента.

И еще: база знаний и свободный доступ к обучающему материалу, который можно организовать с помощью ресурса YouTube - огромный стимул для новых «мозгов» в компании.

Решение общих задач

Это самый сложный и самый важный пункт. Сложно решать рабочие задачи в социальной сети, где люди обмениваются смешными картинками и выкладывают фотографии с последних пьянок. Тем не менее это очень полезно по нескольким причинам:

  • Социальные сети - оперативный инструмент работы. На сообщения в них отвечают гораздо быстрее, чем на электронные письма или сообщения в интранете. Таков этикет.
  • В социальных сетях проще обмениваться идеями. Человеку, у которого на аватарке стоит котик, легче написать, чем тому человеку, у которого на аватарке серьезный мужчина в галстуке (как любят делать в интранете). Это прекрасный инструмент для мозговых штурмов в удаленном режиме.
  • В социальных сетях мозг работает лучше. Здесь необязательно думать о запятых и двойных согласных. Можно сконцентрироваться на идеях. К тому же, тут есть смайлики.
  • Таск-менеджеры повергают многих в уныние и прокрастинацию: процесс постановки задачи - это долго и мучительно, а общение по ней - и того страшнее. Конечно, они важны для планирования работы, но хотя бы обсуждение проекта можно перенести на другую площадку.

Чтобы решение задач в сети было эффективным, нужно следовать нескольким правилам.

  • Для общения лучше использовать группы, а не чаты. Это более открытый инструмент: сохраняется вся история переписок и новые сотрудники быстро входят в курс дела, сообщения можно редактировать, есть удобные инструменты поиска, обращения к конкретному человеку. К тому же группы не отнимают личного пространства в социальных сетях: сотрудник заходит в них тогда, когда считает нужным. Сообщения в чате требуют большей оперативности.
  • Всегда нужен модератор. Социальные сети расслабляют и любой серьезный вопрос может скатиться к обмену картинками. Должность модератора может переходить от одного сотрудника к другому. Так все смогут почувствовать ответственность за русло беседы.
  • В общую группу нужно выкладывать всю информацию о жизни компании: новые публикации, рекламу, официальные документы, новости. Это повышает интерес к сообществу, увеличивает его активность, вовлекает новых людей.
  • Личные вопросы лучше оставить для писем, телефонных разговоров и мессенджеров.

Общение по рабочим вопросам в социальных сетях - это хороший способ увлечь сотрудника его задачами и адаптировать его к работе в команде. Но нужен системный подход.

Взаимодействие внутреннего и внешнего PR

Ваша команда знает, чем занят маркетинговый отдел? Вряд ли. Обычно в интранете обсуждаются только вопросы внутренней жизни компании, а внешнее достается социальным сетям, которые рассчитаны на потребителя. Но сотрудники - это ваши первые потребители. Они дадут самый быстрый и лучший из возможных фидбэков. Они могут и взглянуть со стороны, и учесть тонкости работы компании. Они будут объективны, потому что нельзя слепо ругаться на людей, с которыми работаешь.

Ваши специалисты смогут дать профессиональный ответ на комментарии подписчиков. Сейчас растет популярность компаний, которые не ставят менеджерских преград между специалистом и потребителем.

В качестве примера приведу портал The Question. Раньше журналисты пытались угадать вопросы, которые интересны публике, потом искали специалиста, который на них ответит, затем делали свою интерпретацию этого ответа и печатали ее в журнале, надеясь, что текст дойдет до нужной аудитории. Портал The Question предоставил всем интернет-пользователям право самим задавать вопросы и пригласил экспертов, которые лично на них ответят. И этот портал сейчас пользуется бешеной популярностью. Кстати, его используют как PR-инструмент: компании мониторят вопросы по своей тематике и просят специалистов из штата на них отвечать (под именем и фамилией пользователя The Question обычно пишется место его работы).

Срочные вопросы

Срочным вопросам не место в интранете или электронной почте. Для них нужны звонки или мессенджеры (особенно, если команда часто ездит в командировки или постоянно находится в режиме мозгового штурма). Конечно, сотрудникам можно звонить, но отправлять быстрые сообщения, которые сразу выскакивают на экран телефона, планшета или компьютера, гораздо удобней и спокойней. Особенно если вы решаете вопросы не с менеджером по продажам, а с командой программистов, которые всегда отвечают быстро и максимально точно.

Я знаком с крупной немецкой компанией, российский филиал которой все вопросы решает в WhatsApp. Там есть форумы для общения офисных работников, форумы по командировкам, форумы для обмена смешными картинками. Там всегда идут феерические рабочие процессы, за которыми интересно наблюдать.

Выводы

Конечно, у социальных сетей есть минусы: большую часть времени люди в них развлекаются, а не общаются по делу. Они действительно отвлекают и пожирают время. Но если у человека есть интересная задача, которую он понимает, то ни один Вконтакте не способен его от нее оторвать. Производительность - вопрос интереса к работе.

Упрощайте своей команде жизнь и используйте те инструменты, с которыми привыкли работать люди. Не изобретайте колесо и расслабьтесь. Работникам умственного труда свойственно любить свое дело, и они сами найдут способы сделать себя производительней.

А если вы хотите более детально поговорить о внутренних коммуникациях и о PR-работе в социальных сетях, приходите 25-26 ноября в Москве на общероссийскую практическую конференцию «ПРЕСС-СЛУЖБА-2015: новые технологии PR-работы».

Подробная программа и регистрация на сайте: http://ps.image-media.ru/?utm_source=raso&utm_medium=tizer&utm_campaign=ps2015